今日は現金で支払った時にお店から受け取るレシートや領収書の保存についてです。
レシートも領収書になりえますが1年分をまとめて整理するとめんどくさくなるものです。
ただ、几帳面に整理する必要もないと思っています。
領収書（レシート）の保存の方法
個人事業主の方の記帳指導をしていますと領収書やレシートの保存方法について相談を受けることがあります。
- 日付順にノートに貼り付けたほうがいい
- お店ごとにレシートをまとめている
- 決算書の勘定科目ごとに整理をしている
などなど、方法は様々ありますので「こうしなさい」と決めつけるものではありません。
ただ、保存の目的をまず考えてみます。
なぜ保存をする必要があるでしょうか？
それは現金を払ったという証拠書類になるからです。
現金で支払うと振込みやクレジットカード決済などとは違い記録が残りません。
なので確定申告期間になって1年分まとめて領収書の整理に入るのはよろしくありません。
現金で払った事実はあるけど何に使ったのかが思い出せなくなります。
ひょっとしたらプライベートで使ったものかもしれませんし。
「整理はこまめに」が大原則です。
【事務所お知らせ】几帳面になりすぎない
ただ保存ができていることが大事ですので几帳面にやる必要はありません。
レシートをノートに貼り付けることまでやる必要性はあまり感じられません。
後日レシートが見つかることもあり剥がして貼りなおすのも手間です。
購入したお店ごとに整理するのも時間がかかるだけです。
勘定科目ごとに整理する場合、まず勘定科目が分からない場合はどうするのかと別の神経を使うことになるのであまりおススメしません。
個人的には、1月ごとに日付順に並び変えて保存すれば充分なんじゃないかなと。
しかも、レシートや領収書が少ない（15枚以下）なら1か月ごとに封筒にガサっと入れてしまってもかまわないかなと。日付順にもしなくていい。
私の場合、レシートや領収書は月10枚もないのでこのような封筒を作ってまとめて入れているだけです。
保存はもちろん大事ですけどそのあと経理をして決算書を作成・確定申告書の作成へと進んでいきます。
経理をする段階においてはそこまで几帳面さを出す必要はないと私は思っています。
どっちみち領収書やレシートは7年間は保存する必要がありますし、確定申告時にまたチェックをするわけです。
経理をする段階では多少ルーズでも全然大丈夫です。
現金支払を減らす・データで保存
私が行っている封筒での保存については、もともと現金支払いが少ないからできることでもあります。
もし毎月現金での支払いが100件あります、となったら封筒に入りきらない可能性もありますしこまめな経理すら危うくなります。
なので、現金支払が減らせないかどうかも考える必要があります。
振込みができるとずいぶんと楽になります。
請求書で振り込みができるのならそれを活用すべきです。
クレジットカード決済の場合には、クレジットカードの利用明細書の保存とお店のレシートの保存両方とも必要になることが一般的です。
ただ、利用明細書はデータで発行できるようになっているところが多いのでデータで保存をしておきます。
現金での支払いはできるだけ減らして振込みにするだけでもずいぶん変わります。
クラウド会計ソフトを使っているとデータ連携が使えます。
振込みをすればデータ連携が行え自動で仕訳を作成してくれたりもします。
経理をこまめにやるコツとして余計な手間をかけないようにすることも大事です。
まとめ
今回は、領収書・レシートの保存方法について書いてみました。
請求書や領収書はデータ保存をしているので、あの大きさの封筒に充分収まりますし日付順にも特にしていません。枚数が少ないですから。
もし領収書・レシートの整理がめんどくさく感じるようならそこまで几帳面に整理しなくてもいいよということをお伝えしたかったので書いてみました。
では。