顧問先のお客様には現金の入出金についてExcel等で入力してもらっています。
現金の入出金が多いからこそお客様にやってもらったほうがいいと感じているからです。
現金の取り扱いが多い
今顧問をさせていただいているネイリストの方を含め、美容師や飲食店などではまだまだ現金を取り扱っているケースが多いかと思います。
もちろんキャッシュレス決済を導入しているところも増えていますけどまだまだ現金でのやり取りが多いのが現状ではないでしょうか。
そんなとき、レジを使って現金等の入出金を管理していると思いますが、そのレジ任せにしないというのも大事ではないかなと。
つまり、現金の入出金を自分でチェックすることも大事ではないかと私は思っています。
【事務所お知らせ】Excelやスプレッドシートで管理
顧問先には日々の入出金をExcelやスプレッドシートに入力をお願いしています。
入金については現金のほかクレジット分やQR分も含めてお願いしており、クレジットカードとQRにはそれぞれ印をつけてもらっています。
出金も現金で支払ったものを入れてもらっています。
特に売上金の管理が大事だと思っていて、現金分については売上日ごとに区分して口座に入金してもらっています。
そうすることで入金管理したものと口座入金が一致していることを確認していただけます。
さらに、予約管理アプリを使ってもらっているため売上集計のチェックもしていただけます。
売上がまず正しく集計されているか、入金管理がExcel等データでも一致していることを本人にも確認いただきたいと思っているのです。
現金売上なのにクレカ売上として記録していたため1か月の売上が合わないということもあります。
これがもし1年後に気づいたらと思うとゾッとします。
あと、それこそレジでの集計が間違っているといった人為的なミスも防げる可能性があります。
クラウド会計で連動しない
私は顧問先の経理ではマネーフォワードを使っています。
口座連携により口座の入出金は連動して記帳することができますけど、現金の入出金は連携できません。
でも、Excelやスプレッドシートに入力いただいていればインポートで対応することができますのでこちらの記帳代行の時間を短縮することができます。
お客様が求めているのは記帳代行をしたあとの結果と今後の予測だと思うんですね。
毎月の記帳はもちろん大事ですしある程度は正確にしないといけませんけど完璧を求めすぎるのはよくありません。
一度記帳が終わってからも訂正することってよくあることだと思っています。
顧問先への負担は確かに考えてしまう
ネイリストや美容室など現金の取り扱いの多い業種では顧問先に現金の入出金の管理をお願いすることで負担に感じておられるのではと思ってしまうことはあります。
しかし、現金の入出金の状況を私が逐一サロンに行ってレジを見たり確認をすることはありませんしその必要もないでしょう。
そもそもお客様ごとに施術をした記録（カルテ）を作ったりアプリで管理しているでしょうからそのついでに入出金管理をしていただいたほうがいいわけです。
以前、レジの打ち間違えにより現金を多く受け取ってしまったことがExcelシートに入金を記録している際に発覚してお客様にすぐに謝罪することができたと。
Excelやスプレッドシートで売上を入力する大切さを知ったと顧問先はおっしゃっていましたね。
まとめ
現金の取り扱いが多い場合、入出金管理は自分でやったほうがいいと私は考えています。
入金と出金・内容をシートに入力してもらってあとの記帳はこちらが対応するー。
顧問先に協力をいただきながら日々の記帳を行っています。
では。