確定申告が終わった後、レシート（領収書）や請求書は一定期間保管をすることになっています。
確定申告が終わったらもう見返すことがないし捨てていいんじゃないかと思われる方もいらっしゃいます。
実際あった質問から書類の保存について書いてみたいと思います。
【事務所お知らせ】書類の保存期間
保存しておく書類には、確定申告書や決算書・レシート（領収書）や請求書・契約書・納品書・領収書や請求書の控え、賃金台帳や扶養控除等申告書などたくさんあります。
書類ごとに法律で保存期間が決まっています。
大まかには、
- 税金関係：７年
- 社会保険・労働保険関係：2～5年
となっています。
ただ、これらの書類は長く保存する分にはOKです。
実務上では、
- 税務に関する届出書や申請書：永久保存
- それ以外：直近7年間
を基本に考えておくといいでしょう。
ただし、マイナンバーが記載された扶養控除等申告書などは長めに保存することは禁止されていますので、期間が過ぎたら廃棄するようにします。
7年間のカウントの仕方は、確定申告書ですと申告書の提出期限から開始しますし、領収書などは書類を発行した年度に関する申告書の提出期限から開始します。
保管期間が来ていないのに捨ててしまったら…
個人事業主の方は事業所得を申告することになります。
1年間の売上から経費を差し引いて所得（もうけ）を計算した決算書を作成します。
この際、経費を支払った領収書やレシートも7年間は保管しないといけないわけです。
税務調査は確定申告書を提出してすぐあるわけではありません。
2年後、いや5年後かもしれません。
7年間の保存期間を無視して領収書やレシートを捨ててしまうと経費を証明する書類がないことになります。
そうなりますと、税務調査の際に調査官から本当に経費として支払っているのかを疑われる可能性があります。
最悪の場合、その経費は一切認められないばかりか悪質だと判断されて重たい罰金を科せられる可能性があります。
もちろん経費だけではありません。
売上についても請求書を捨ててしまっていたら売上を証明する資料がないわけです。
- もっと売上があるのでは？
- 売上をごまかしているのでは？
とあらぬ疑いをかけられてしまいます。
このほか、例えば医療費の領収書。
医療費の領収書は以前税務署に提出する必要がありましたが今は保存しておけば提出は不要です。
そのため「領収書が増えてかさばるから捨てていい？」と聞かれるのですが「期限が過ぎるまでダメですよ」とお伝えしています。
また、消費税で原則課税を選択されていますと仕入や経費に含まれている消費税を売上に含まれている消費税から差し引くには書類の保存が要件になっています。
領収書や請求書の保存がなければ、仕入や経費に含まれている消費税を一切差し引くことができなくなり税金が大幅に増えてしまう可能性があります。
税金に関する書類の保存
請求書や領収書など取引に関する書類を紙ではなくPDFなどデータでやり取りすることが増えています。
メールの添付ファイルやWEBサイトからのダウンロードなどがありますね。
このようにデータでやり取りする電子取引については、印刷した紙での保存が認められなくなり原則としてデータのまま保存することが義務づけられました。
つまり、紙のものは紙のまま保存、データで送られてきたものはデータのまま保存をしなければならないというわけです。
令和6年1月からこの法律が施行されています。
データの保存も先ほど書類保管で書いた7年間が基本となります。
まとめ
「確定申告が終わったらそれで終了！」という気持ちも分かりますけど、税務調査は確定申告が終わった後忘れたころにやってきます。
「税務調査なんか来るわけないから書類なんか捨てていいや」って思わないようにしてくださいね。
勝手な判断は禁物です。
では。