普段、税理士業や社労士業をするうえでチェックリストを活用しています。
- チェックリストなんか作ったって意味がない
- チェックリストにとらわれすぎないほうがいいよ
ってよく言われたりしますが、人それぞれだと思っています。
私はチェックシートがあると安心します。
年金相談にもチェックシートがある
週1日入っている年金相談では、年金事務所などで年金請求書を受け付けると必ずチェックシートを作ることになっています。
年金請求書の記入もれや間違いを確認するとともに、お客様にご説明した内容をチェックシートにチェックしてそのコピーをお客様にお渡しすることになっています。
このチェックシートですが、項目が多くうんざりすることもあります。
実際そのお客様に応じてチェックするところは異なりますのですべてにチェックが入るわけではありません。
しかし、伝えもれや言い間違いを防ぐ意味で整理されているので、正直このチェックシートにそって説明していけばなんとかなります。
特に私のような相談対応初心者にとって、チェックシートにそった説明を心がけることが大事だよと先輩社労士から説明を受けました。
チェックシートの中身をまず理解することから始めます。
例えば、「説明事項のご確認」というチェックシートがあります。
例えば老齢年金の場合、加給年金の支給の有無・支給額・支給停止・不該当について説明を行ったかどうかチェックする欄があります。
すべての人が加給年金の対象ではありませんので、まず加給年金の支給の説明内容をパンフレットを使って説明ができるのかどうかを確認しています。
一つ一つのチェック項目を説明できるのかどうか。
これを検討することで自分の年金知識を再確認するようにしています。
【事務所お知らせ】伝えもれと勘違いが多かったから
私自身なぜチェックリストを活用しているのかというと、お客様とお話をしていると緊張してしまうことがあるからです。
話しているうちに言うべきことを忘れてしまうことがよくあるんです。
あと、自分の記憶に頼ってしまい勘違いすることが多かったから。
調査官のときに課税しなくてもいいと言ってしまって怒られたこともあります。
税務署勤務中には箇条書きにしたものを手元に置いていたことがあります。
マニュアルっぽいものもありましたけど、自分なりのチェックシートはExcelで作っていました。
独立してから、チェックリストを税務調査対策用と確定申告用に作り始めました。
その都度付け加えたり削除したり、アレンジはしています。
参考にしているのは、近畿税理士会の業務チェックリストです。
年金相談は、先ほど書いた年金請求書提出時に出力されるチェックシートを使っています。
私の不安は、知識不足や勘違いにより伝えもれが出てきてしまうことです。
まったくゼロになることはありませんけど、ミスを少しは減らしたいわけです。
お客様に余計な手間をおかけしたくないというのもありますし。
「自分なりの」チェックシート
年金相談で使うチェックシートは、年金請求書を受け付けたときに出力されてお客様に渡すものです。
ですので事前にフォームがあるわけです。
しかし、これを自分用にアレンジすることは可能です。
余白にキーワードや数字を書いておく。
何歳から適用されるものか。
要件などを記入しておくことで自分なりのチェックシートが出来上がります。
税金も同じで、税理士会の業務チェックリストをそのまま使うのではなく、書き込みをして自分用にアレンジしていきます。
つまり、チェックシートはそのまま使うのではなく自分でアレンジしてナンボだと思うんですよね。
あくまでチェックシートは一般的なお客様を想定していますから、自分のお客様に合わせて変えていけばいいんですよね。
気になったことがあれば付け加える。
不要なものは削除する。
自分なりのチェックシートを作って業務に活用していきましょう。
まとめ
年金相談をするようになってさらにチェックリストの有効活用を考えるようになりました。
特にまだ開業間もない税理士社労士の方、業務未経験のことに取り組む場合にはチェックリストを作っておくことをおススメします。
では。