ネイリストのほか美容師の方はお客様の施術した記録を「カルテ」の形で保管しているかと思います。
このほか、お客様から予約が入ったら予約を管理するノートだったりアプリなども備えているかと思います。
これらは税務調査でも必ずチェックされると思っておいたほうがいいです。
「売上金額と一致していますか？」
カルテや予約管理表を見比べてみて売上の金額と一致しているのかどうかを確認されます。
手書きでカルテや予約管理表を作られている場合には売上金額が想定されているお客様数よりも少なくなっていることがあります。
つまり、売上の計上がもれやすいということです。
まだ売上がもれているだけならいいんですけど、カルテや予約管理表がないとか破棄していたりすると「本当にこの売上金額で正しいのだろうか」と疑われてしまいます。
カルテや予約管理表がなかった場合でも現金売上やクレジットやQR決済での売上分の資料を取り寄せて確認をすることで売上の金額を集計することはできます。
その結果、売上の一部が計上されていなかったら売上を除外している＝「脱税」という判断になりかねません。
バレるバレないの話ではなく、一般的に美容業界で備わっているはずのカルテや予約管理表がないとなるとどうやって仕事しているのか余計に気になります。
調査官としてはまず売上が正しいかどうかが気になるところですので、本来あるべき書類が保管されていないと調査全体が厳しくなっていくと思われます。
保存期間
カルテの保存期間は、医療行為を伴う場合には5年間・一般的なサロンの場合は法的義務はないとされています。
しかし、カルテと予約管理表の保存期間は、基本的に帳簿や請求書・領収書・レシートと同じ期間、つまり7年間は保存しておきたいところです。
お客様の施術記録や予約管理で必要なものですので売上に貢献しているものと考えることができます。
売上計上の証拠となる書類なので7年間保存、と押さえておきましょう。
なので勝手に捨てることはできませんので注意したいところです。
カルテ・予約管理表をシステム管理している場合
最近では、カルテや予約管理をシステムを使って管理しているのが一般的ではないでしょうか。
ホットペッパービューティーが提供している「サロンボード」という予約管理システムでは、顧客情報（カルテ）や予約記録を一元管理できます。
さらにPOSレジと連携させて売上集計も行うことができます。
サロンボード内でカルテや予約記録のデータが保存されていますので、定期的に出力するなどして保存しておくのがいいでしょう。
売上集計機能も備えてありますので、毎月の売上金額をチェックする際にスクショして保存しておくのもおすすめです。
こちらも定期的に出力しておき保存をしておきましょう。
データが消えてしまうことも考えられますので。
ほかにもミニモという集客アプリを使っている場合でも予約管理表がデータで保存されています。
サロンボートではミニモや自社のホームページで予約管理しているシステムとも連携させることができますので予約管理表が分散しなくて済みます。
まとめ
カルテや予約管理表は、売上の証拠となる書類ですから7年間保存すると考えておきましょう。
データでの保存も有効ですけどある程度の期間がたつと消えてしまう可能性がありますので定期的に出力しておくことをおススメします。
では。