これまでは税務相談やコンサルティングで面談するとき、対面でお会いして行うのが基本でした。
しかし、コロナ禍になってその手段が多様化してきています。
お客様の意向に合わせて対応を変えるということも考えていく必要があるのでは、と考えています。
対面だと緊張する
私自身がそうなのですが、対面で相談をお受けすると緊張してしまいます。
面と向かって話すことが得意ではないのです。
何を話せばいいのか。
言い忘れたらどうしよう。
そんなことを考えるのもしんどいですし。
電話対応はもっと嫌
かといって電話ならどうか。
電話での対応は一番やりたくない…。
言った言わないが一番大きな問題になりますし、言ったことが伝わらないことも多々あってトラブルになります。
着信があるたびにビクビクしてしまいますしね。
なのでこの事務所を運営していくうえで基本的にやらないのは電話対応です。
自分がされて嫌なことはやりたくありません。
税務署と税理士には電話番号を公開していますが、できればそれもやめたいくらい。
電話は基本すぐに応答しないように心がけています。
気持ちがそがれるのが嫌ですから。
メールが一番いい
一番こちらとしてはいいと思っているのはメール対応。
メールですと、必ずテキストとして手元に残りますので言い忘れや伝えもれは少なくなります。
そのためには常日頃メールを見ていただくようにお願いするのですが、皆様もお忙しいので快くお受けいただいています。
ZOOMだとオンラインで面談できる
テレワークになってオンライン面談もよく行われるようになりました。
その中でもＺＯＯＭはよく使われていて、どこにお住いのお客様でもわざわざ出張せずに対応できるようになりました。
画面を共有して資料を即座に見ていただくことも可能ですし、顔を見ながら話せるので安心ではあります。
お客様の都合にあわせて使い分ける
私の事務所では、対面・メール・ＺＯＯＭでお客様がご選択いただいた手段で面談を行っています。
- 対面だと緊張する・できるだけ接触を減らしたいのでメール
- 遠距離で対面が厳しいのでＺＯＯＭ
- 面と向かってお話がしたいのなら対面
など、そのお客様に合わせて対応するほうがいいなと。
私自身この仕事をするときは対面が一般的だと考えていました。
しかし、今はメールでもオンラインでも方法はあります。
これと決めつける必要はなくて、臨機応変でいいと思っています。
ヒアリングを効率的に
事前にヒアリングシートを記入していただくようにお願いしています。
これは事前に何がお困りなのかを把握したいのと時間を短縮したいという意図があります。
面談で何時間も話をするのはお互い疲れますよね。
事前に聞いておきたいポイントをご記入いただくことで焦点がぶれないようにしたいと考えています。
メール対応の場合も同じです。
「メールだから省略する」はありません。
またヒアリングの方法は毎回変えても全然いいと思っていて、
- 今回はメールだけど次回はZOOM・対面で
などと柔軟に変えることもできます。
それで何か不具合が起きることも基本的にないでしょうし。
パソコンとスマホがあれば今はどこでも仕事は可能です。
それくらい臨機応変に対応することも大事かなと考えています。
土日祝・平日夜も対応する
当事務所の特徴として、初回面談以外はいつでも対応するようにしています。
つまり、土日祝日・平日夜も対応可能だということです。
お仕事をされていると平日仕事が終わった夜に面談を依頼したい場合もありますし、土日祝日も対応していただけたらいいな、というのはあると思うんですよね。
私はひとりで開業していますから、ある程度自由に時間設定ができます。
予定が入っていない日に自分の用事を振り替えるという方法がありますので、今のところこの方針を変えるつもりはありません。
忙しくなったらお断りするかもしれませんけど。。
これだ！と決めつけるのはよそう
こういう決めつけはよくないなと考えています。
会計ソフトの導入もそうで、私が使っているマネーフォワードを無理に勧めるつもりもなく、あくまでお客様ご自身で気に入ったものを入れていただくようにしています。
こうしてくださいねと強く言う時とそうでない時があります。
例えば、ご契約いただいてからこちらからの依頼に応じていただけない場合。
その場合は強く言わせていただくこともあります。
しかし、まだご契約前の場合には、あまり強く言えませんし言いません。
逆にこちらから合わせていくこともあるなと考えています。
まとめ
対面・ZOOM・メールと私の事務所では今のところ３つの連絡手段でお願いしています。
しかし、ほかにもツールはたくさんあります。
そのためご依頼いただけたならご希望のツールを利用してやりとりするということもできます。
臨機応変にお客様に合わせていく。
ひとりだからこそできることですね。
では。
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