税務調査では、個人でも法人でも重要なところがあります。
その一つが「証拠書類の保存」です。
こういう勘定科目で会計処理をして税務申告をしたという基になる資料を保存することです。
今回は証拠書類の保存の重要性について書いてみます。
ちなみに、ここでの証拠書類とは、請求書・領収書などの現物書類だとお考え下さい。
証拠書類がなければ不利に
税務調査では、税務申告書や総勘定元帳よりそれを作るもととなった資料のほうが重要です。
根拠となる資料があるからこういう処理をしたというところを、調査官は確認したいのです。
ですので、証拠書類がないとなると処理の根拠が不明になりますので、そもそも本当に計上できるものなのか疑問点が出てきます。
経費として計上しているのに、その際に相手先から受け取っているはずの領収書がないなど。
問題となるのは、売上より経費のほう。（経費は計上するほど利益が減り税金が安くできるから）
証拠書類をなくしてしまったのは仕方ないことかもしれませんが、意図的に破棄したりもらっていないなど悪質の場合は、重加算税という思い罰金が科せられてしまいます。
証拠書類がないと、一番やっかいなのは消費税です。
消費税で経費として認められるものの要件として、「帳簿及び請求書等の保存」があります。
帳簿と請求書両方保存しないと経費として認められません。
もしかしたら所得税や法人税の調査では渋々経費として認められることはあっても、消費税は経費計上が一切認められないということがあり得ます。
証拠書類があるないで、追加で余計な税金や罰金が課されてしまうことがあります。
日々管理しておく必要がありますね。
証拠書類がない場合の対応
もし証拠書類が何も残っておらず、税務調査が来ることが分かった場合、不利な状況になることは変わりありません。
意図的に経費を計上して「架空経費」だと認められてしまうことも。
しかし、経費として少しでも認めてもらえるように何かしら証明できるものがあればひょっとしたら法人税や所得税では経費OKとなることも考えられます。
残念ながら消費税は経費として認められない可能性が大いにあります。
経費として少しでも認めてもらえるようにするには以下の方法が考えられます。
再発行できるものは用意する
例えば、支払った事実が分かる通帳やクレジットカードの明細は金融機関で再発行の依頼ができますし、
相手先からもらう領収書も再度お願いして再発行してもらうこともできるかもしれません。
特に、現金払いなのに領収書など何もない場合、調査官から相当怪しまれます。
相手先から領収書はきちんともらうようにしましょう。
請求書をもらって振込処理していれば特に領収書は不要なので安心かなと思いますが、請求書がないとまた問題になります。
支払が確認できるものを用意
どうしても請求書・領収書がみつからない場合、手帳やスケジュール帳などで「いつ・誰と・どこで・いくら支払ったか」が分かるように記録しておくことも必要です。
その裏付けが調査官で取れればOKが出るかもしれません。
その時は相手方に調査官が連絡したり出向いたりする「反面調査」というものが行われたりする可能性があります。
相手先に迷惑がかかることも想定しなければならないでしょう。
概算経費を算出した場合
所得税では、規模が小さい個人事業主とかですと経費処理が煩雑になってしまいそもそも概算で計上してしまうことも多くあるようです。
もしこういう処理をしてしまっていた場合でも、通常生じる経費はいくらであるという根拠書類が残っていればその分は認めてくれるかもしれません。
その際は意図的に経費計上したものではないという事実や経緯を説明できるようにしましょう。
ちなみに、法人税でも同じように経費分を認めてくれることもあります。
消費税も経費OKの場合ー簡易課税制度の選択ー
消費税は経費として認められるには、帳簿と請求書等の両方の保存が必要だと書きました。
しかし、これはあくまで原則課税という一般的な課税方法の時です。
この他、消費税には簡易課税制度という規定があります。
簡易課税制度を選択すると、売上に対して概算で経費計上します。
一から経費を計算しませんので、請求書等の保存がなくても一定額は経費として計上が認められることになります。
この概算での経費計上のことを「みなし仕入れ率」といい、業種ごとに割合が決まっています。
例えば、卸売業だと９０％、不動産業だと４０％など。
卸売業では、１００円売上げたら９０％の９０円は経費として認めるということになります。
しかし、この簡易課税制度を選択するには要件があります。
- 前年末まで（法人の場合は前事業年度まで）に届出書を提出
- ２年前の課税売上高（法人の場合は２期前）が5,000万円以下である
基本的に前年までに届出書を出さなければ簡易課税制度は選択できませんので、可能ではありますが証拠書類の保存がないからいきなり適用したいと思っても厳しいのかなと。
（例外として、事業開始年に提出したらその年から認められます）
まとめ
今回は証拠書類の保存の重要性と、何もなかった場合の対応法について書きました。
正直、何もない場合は本当に厳しい対応になってしまいます。
調査官も人によりますが、相当不利な課税をしてたくさんの税金を追加納付させてくることもあり得ます。
まず計上をしていたものの証拠となる書類はしっかり保存しておきましょう。
税務調査時は紙ベースで確認されますので。
では。
[事務所お知らせ]