他人に説明することを忘れたとか自分の勘違いで間違ったことを伝えてしてしまったことってありませんか？
私は人見知りで緊張しいなのでなるべく起こさないようにやっていることがあります。
パワポ資料を作って渡す
税理士会から委託を受けて行う個人事業主の記帳指導において、説明したいことをパワポ資料にしてお渡ししています。
もちろん全員に当てはまる内容ではないこともあるのですが何をどこまでお伝えしたらいいのかを事前に整理しておきます。
顧問先のお客様と打ち合わせをするときにもパワポ資料をお渡しします。
推移表や今月増減があった内容、法改正の内容・お客様に確認したい事項をまとめています。
年1回のお客様も「確定申告完了報告」という形で昨年との比較と注意したいことや納税予定表もお渡ししています。
スポット相談をお申し込みいただいたとしてもパワポ資料を準備します。
結局資料にすることで自分が頭の中で考えていることを言語化できるわけです。
実際作っている途中で伝え漏れていることもあったり、勘違いしているかもしれないと条文や専門書を片手に調べ直すこともあります。
このように事前に準備できる時間があるものについてはパワポ資料を作っています。
【事務所お知らせ】パンフレットを渡す
これは即答を求められる相談をするときによくやっていることです。
例えば、年金相談員の仕事。
年金請求でお客様がお越しになる際には、日本年金機構で用意されている「〇〇年金ガイド」というパンフレットをお渡ししています。
お渡ししない年金相談員の方もいらっしゃるんですけど私は言い忘れや勘違いを防ぐためにお渡ししています。
ただ、ガイドに書いてある内容を最初から説明することはありません。
しかし、お客様が相談したい内容がガイドに書かれていたら書き込みをしたりマーカーを引いたりしてあとで確認いただけるようにしたりもします。
このほか、税金相談でも税務署や納税協会でお配りしているパンフレットをもとに説明をしたりします。
結局はいい間違えや勘違いを防ぐためには、自分の記憶は信用してはならないということ。
そのために、お客様にお渡しするパンフレット類にも事前に目を通しておきます。
すぐにフォローする
ただそれでも伝えもれや勘違いが起こってしまうこともあります。
その場合でもすぐにお客様に連絡を取って謝ることと、再発を防ぐためにどうすべきかを考えるようにします。
自分で解決できなければ周りの同業者に確認することもあります。
即答を求められる年金相談でよく起こりがちなんですけどね。
税金相談では意外と自分の勘違いや思い込みで失敗することもあるので、回答をするのにお待ちいただくこともあります。
結局即答を求められたとしても考える時間をいただくというのもひとつなのかもしれません。
年金相談では受付票に連絡先を書いていただいていますので終わったあとでもし案内がもれていたらその日のうちに連絡をさせていただいています。
税務相談でも同じように連絡先をお聞きしていますし。
私は即答を求められるとパニック状態になることがあるので申し訳ないですけどいったんお調べするといった対応をすることもあります。
でも放置することはなくなるべくその日のうちにフォローはするようにしています。
まとめ
伝え漏れや勘違いが起こると自分の知識のなさに唖然とすることがあります。
ただ、正直なくなることってないと思うんです。
でも工夫次第で減らすとか、起こったときの解決方法を持っておくと安心です。
では。