税務調査は会社や個人事業主の事務所・自宅に調査官がお伺いする形で始まります。
書類の保管状況や経理状況・取引状況などを把握する必要があるからです。
ただ、事務所や自宅ですとスペースがせまくて調査官にお越しいただいても困るという場合もあるかもしれません。
その場合どうすればいいのでしょうか？
事務所がせまい
税務調査では、帳簿書類や請求書・領収書などの証拠書類を見ながら調査をする帳簿調査が行われますので、机と調査官が座るイスをおけるスペースが必要です。
しかし、事務所がせまい場合には調査官が来ても座るスペースがない可能性があります。
調査官としては、会議室を設けられるよりは実際の事務所の風景を見たいのです。
その理由は、帳簿からは見つけられない不正を発見したいから。
事務所にかけてあるカレンダーしかり、メモしかり。
今はPCも重要な情報源ですので、調査官はその場で確認をしたいわけです。
【事務所お知らせ】「事務所がせまいこと」を告げてみる
税務調査は調査開始前に調査官から開始日時と場所の連絡がきます。
その際に事務所や自宅がせまいことを調査官に告げてみましょう。
イスとテーブルが置けるスペースがないなど具体的に告げてみるのもいいでしょうね。
調査官側で対応策を考えてもらいましょう。
調査官はその旨を上司である統括官に報告するでしょう。
取りうる方法としては、事務所を別途借りてほしいと頼まれるか、事務所には行くが帳簿書類は預かって帰りたい、関与税理士の事務所で、が考えられるかと思います。
「事務所を別途借りてほしい」はお客様にお金を出させるわけですから失礼ですしこれはなかなか言えないでしょうね。
あと、関与税理士がいる場合には税理士の事務所で調査をすることもあり得ますが調査官としては事務所を見たいのでこれも少ないのかなと。
この中でよくあるのは、事務所にいったん行くが帳簿書類は預かって帰るという場合です。
帳簿書類を預かる
調査当日の朝、調査官はいったん事務所を訪問して代表と面談をしたり事務所風景を確認したりします。
その後、特に問題がなければ帳簿調査に移行していくわけですが、その段階で帳簿書類を預かって帰ると調査官が言い出します。
そう、調査官は帳簿書類や証拠書類を預かって帰ることも可能なのです。
その場合には、「留置き」という手続きを取ることになり、預かった帳簿書類の名前などが書かれた書類（預り証）を調査官から渡されます。
預り証は帳簿書類が返却されるまでなくさずに保管しておきます。
返却されたときには必ず中身を確認して不足しているものがないかどうか時間をかけて確認するといいでしょう。
雑な調査官だとレシートがぐちゃぐちゃに整理されていたり書類が足りないということも起こりえます。
もし問題があれば調査官や統括官に報告をしましょう。
無理にスペースを確保する必要はない
このように、もし事務所内がせまいのなら調査官にまずそのことをお話してみましょう。
電話がかかってきたからといって税務調査のためだけに無理にスペースを確保する必要はありません。
事務所内でどうしてもやりたいと調査官から言われたときで充分かなと。
無理にスペースを確保して大事な取引書類・帳簿書類をなくしたりして事業に影響があっては困りますので。
事務所内の自分なりの片付け方というのもありますし。
調査官が来た段階で帳簿調査をするスペースがないと判断することもあります。
一方で、充分スペースあると判断されたらそのまま調査が続くことになります。
せまいのは調査官も苦手
私の経験ですが、事務所内がせまいのは苦手です。
帳簿書類を広げられませんので。
元帳と領収書・請求書とチェックしているときに２つの書類を行ったり来たりするのである程度スペースがないと時間がかかって仕方ありません。
私自身帳簿を預かったことはほとんどありませんが、短時間で調査を終えた経験はあります。
あと、事務所内がせまいと代表や関与税理士が帳簿書類のどこをチェックしているのかじっくりと見れたりしますので緊張するというのもあります。
まとめ
今回は、税務調査で事務所内がせまい場合の対応方法について書いてみました。
まずは事務所・自宅で受けるのが基本。
調査官に告げてみて対応を考えてもらうというのがいいのかなと感じます。
では。