個人事業主・フリーランスや一人親方が日々の経理を行う際には、どんな形で経理をするのかというルールを事前に決めておくとやりやすくなります。
【事務所お知らせ】経理のマイルール
経理は一定期間ためてまとめてやっていませんか？
これをやってしまうと、めんどさくてイライラしてきます。
- 領収書やレシートの整理
- 請求書の管理
- ATMで通帳の記帳
などため込むとストレスでしかないと思うんですね。
なので、例えば、
- 経理を「1週間に1回する」と決めて領収書など書類の整理は「毎日する」
- 通帳の記帳でわざわざATMに行かずネットバンキングに切り替えてリアルタイムで把握できるようにする
- 領収書や請求書はノートに張り付けない
などマイルールを決めておくといいでしょう。
ただ、これが正解って実はありません。
周りが言っていることが正しいというわけでもないです。
しかし、もし経理をもっとわかりやすいようにしたいという場合には以下の方法も参考にされてはいかがでしょうか？
事業用口座とプライベート口座をわける
今手元に複数の口座をお持ちの場合には、一つを事業で使う口座専用に決めてしまいそこから事業分の売上入金や経費の支払いをします。
さらに「売上入金をA通帳・経費の支払いをB通帳から」というふうにさらにわけてもいいでしょうね。
基本的に、事業用口座に入ってきたり支払ったりするお金の分を経理すればいいので経理はずいぶんと楽になります。
多くの方は事業用口座とプライベート口座が一緒になってしまっていて、これは売上だったのか経費だったのかがわからなくなります。
特に経理をせずにため込んでしまっていると思い出すのに一苦労です。
もし事業用口座を新たに作るのがめんどくさいのなら、プライベート用口座のうちの一つを事業用に切り替えてもかまいません。
現金払いの注意点
事業用口座からの入出金ですと通帳に記録が残りますので、日付と相手先と金額がわかります（もちろん証拠書類の保管は必要ですが）。
しかし、事業用で使うものを現金で支払った場合には、領収書やレシートをもらわないと「いつ・どこで・いくら使ったか」がわかりづらくなります。
また、経理をするうえで領収書やレシートが大量にあるとうんざりしませんか？
なので、現金で支払うケースはできるだけ少なくしたいです。
また、事業用で保有する現金は残高の管理をする必要が出てきます。
決算書の貸借対照表に現金という科目があるように、12月31日現在の事業分の残高を記録する必要があります。
これは事業用として現金を使っているケースです。
一方で、現金の支払いをプライベートの財布から出している場合には事業主勘定を使って経理をすることで現金の残高管理の手間が防げます。
普通預金の事業用口座は通帳を見れば12月31日の残高は見てわかりますし、経理をしていて残高が合わなかったらどこかで間違っていることがわかります。
現金は事業用としては管理せずプライベートの財布から出すようにします。
残高を管理するのが実は大変
会計ソフトを使って経理をされている方の現金や普通預金の残高がマイナスになっているケースはよくお見掛けします。
現金や普通預金がマイナスになるって本来ありえないことなので、経理が間違っている可能性が高いのですがそれすらチェックされていないことも。
つまり、残高を実態と合わせる＝残高管理は非常に難しいんですね。
特に、現金残高はお札だけでなく硬貨も数えないといけませんので、事業用で現金残高を管理するのをお勧めしていないのにはこういう理由もあります。
残高を合わせていくことで経理もより正しいものになっていくと思っているので、できるだけ事業用として残高管理をする手間は減らしていきたいものです。
まとめ
今回は、経理のルールを決めておくことについて書いてみました。
ルールは人それぞれ違いますが、今やっている経理がめんどくさいなと感じるのであれば一度専門家に相談いただくことをお勧めします。
私は個人事業主の記帳指導を担当させていただくときには経理のマイルールを決めていただくようにお願いしています。
では。