これは公務員として勤務しているころから思っていることですが、事務処理が終わったらなにかと書類を作れと言われます。
相談が終わったのにこの事後処理で数日、いや数か月かけることもあります。
でもよくよく考えたらおかしいと思いませんか？
そこで今日は事後処理の効率化について書いてみたいと思います。
調査決議書、相談整理票
税務調査へ行きますと、調査日以後は調査決議書という書類を作ります。
調査の事績を整理しひとつの冊子のような形にして報告をします。
上司が決裁をするだけのものもある一方で、審理を通って副署長など幹部がチェックすることもあります。
調査経過を逐一文章で作成し、調査手続きをチェックするシートを出力して添付します。
決議書自体すぐてきるものではありません。
内容が審査されますので一回でOKをもらえることはまずありません。
差し戻されてまた作ってまた差し戻されて…の繰り返しです。
また、電話で相談を受けた場合にも記録を残すことになっています。
誰が・いつ・どんな内容の電話をしてきたか、を書いて残しておくわけです。
結果としてどんな回答をしたかは根拠の条文まで参照してまとめておきます。
それも相談を受ける都度紙出力し記入して上司や審理担当の決裁を受けます。
年金相談も同じ
今社労士として年金相談に従事しているわけですが、年金事務所で受け付ける年金請求書などは資料を整えたうえでチェックシートを作ります。
きちんと相手に内容をお伝えできているのかもチェックしますし、書類のチェックもします。
チェックシートはやはり紙出力して添付して審査に回すことになります。
今後責任の所在を明らかにするため
結局はこの書類を作ったという証拠を残して、今後行われるであろう裁判などで責任は私にはないことを証明するためというものがほとんどです。
ただ最近は目的がちょっと変わってきているような気もします。
チェックシートでも項目が非常に多く同じことを何度もチェックしたりします。
チェックすることが形骸化しているのも問題だなと感じます。
調査決議書や年金請求書は審査するときに書類の順番が決まっています。
その並び替えができているかどうかのチェックもするわけです。
うーん、それって必要なこと？
ってなりませんか？？
チェックは必要だけど…
正直チェックをすること自体大事なことだと思います。
でもチェックするという目的を間違えていると無意味だなと感じます。
税務署勤務をしていると、毎週セルフチェックシートというものがあり上司に決裁をいただくことになっていました。
内容は、仕事の進捗状況や個人情報の保護・自身の健康状態など。
「はい」と「いいえ」にチェックをするだけのものです。
これは私が入庁したころはありませんでした。
それが不祥事が増えてきていることと、仕事が忙しくなりミーティングを取る時間もなくなってきて意思統一をしておきたいという意向があるようでした。
ただ、正直このチェックシートは、口頭で確認できればそれで終わりのような内容です。
仕事の進捗状況はまた別途幹部が資料化することになっています。
それに統一すればいいだけの話。
チェックをすることは大切ですが、それを作り込みすぎて目的を見失っている気がしています。
事務効率化を考えて
なぜ事後処理が大変なのか。
それは自分たちの身を守るためなのは分かります。
でも本当に必要なのかどうかは考える必要があるのかなと。
これにより残業をするとかもってのほか。
しかしこの事後処理に時間を費やしているのが現状です。
お客様から書類を受け付けるなら、それはチェックする必要はあるでしょう。
一方で、内部資料の並び方や内部資料整理のためのチェックはあまりがちがちにしなくてもいいような気がしているんですね。
だって、本当に必要なのかよくわからないから。
もちろん私の事務所でもチェックシートは作っています。
でも書類の順番なんていうものはありません。
紙で出力するもの自体が少ないというのもあります。
税務署などに提出する申告書や届出書はすべてe-Taxでやっていますので。
チェックをすることが目的ではなく、提出もれやミスを防ぐのが目的のはず。
現状だとチェックすることだけに注目しすぎて逆に非効率だなと感じます。
まとめ
役所にいると書類作成が膨大になります。
めんどくさいなと思うチェックはやらないほうがましな気がするのです。
めんどくさい気持ちになるということは形だけになっているということ。
意味のないことはできるだけやめましょう。
では。