現在、事務所HPにも書いてあるのですが電話だけでやり取りをさせていただくのはお断りさせていただいています。
もちろん緊急性を要するものは仕方ありませんが。
電話以外でもコミュニケーションはできると考えています。
【事務所お知らせ】電話で声が聞きたいと思う
私自身、電話をかけるのは問題ありません。
人の声を聞くと安心するという場合もありますので。
むしろ気心の知れた人だと長時間電話をしてしまうことも昔はありました。
先輩後輩限らずです。
あと、どうしても電話じゃないと伝わらないかもという場合も電話をしたりはします。
しかし、開業した今は電話のやり取りはかなり減りました。
というか意図的に減らすようにしています。
テキストコミュニケーション
テキストベースでのコミュニケーションも苦ではありません。
メールやLINEなどで書いて送信すればいつでも見ていただけます。
もちろん文章を書くことが難しいこともあります。
「伝わっているのかな？」と不安になることも当然ありますけど、それは何度もやり取りをする中で改善していくと思っています。
なぜ、このテキストコミュニケーションを重視しているのかというと、言った言わないの証拠を自分でも残しておきたいと思っているからです。
私自身言い忘れや伝え忘れがあると後で振り返っても思い出せないことがあります。
たしか電話で言ったはずなのに…と考える時間がもったいないのです。
メールを見たらそれが一発で分かります。
よくお客様と相談を受けたときにトラブルになるのが電話での対応です。
税務署勤務をしていたときにお客様から言った言わないのトラブルはどこでも起きていました。
その理由は電話です。
いくらこちらがメモ書きで証拠を残していても先方は電話で伝えたと言い張りますので信じてもらえないのです。
話は平行線をたどってしまいます。
なので電話がかかってくることが恐怖に思えた時期がありましたので、開業したら電話でのやり取りは基本やめようと思いました。
私がもしお客様の立場になって、税務署から何度も電話がかかってくるとさすがに参ってしまいます。
お客様がされて嫌なことを自分はしたくないなと思ったのです。
ただお客様がそれを許していただける場合はどうしたらいいのかなと。
できるだけ電話は使わないようにお願いする
お客様にはひとりで事務所運営をしており電話にすぐに出られないためメールやLINEでお願いしています。
電話をできるだけ使わないようにお願いをしています。
電話じゃないと無理！というお客様も過去いらっしゃいましたがその旨伝えたらお断りされました。
それでもいいと思っています。仕方ないです。
LINEやSMSなら使えるというお客様もいますので、基本的にそちらをご利用いただくようにお願いしています。
テキストコミュニケーションでカバーできることが増えてきましたよね。
電話じゃないと伝わらないことってそれほど多くないんじゃないでしょうか？
電話+テキストコミュニケーションでも可
メールをお送りしたあとでもし分からない点があったら電話でちょっと補足的に伝えることはいいと思っています。
もちろん分からない点があった場合だけです。
そうしないとテキストで送った意味がなくなります。
電話をかけてしまうと私もつい話込んでしまって時間を無駄にしてしまうことが多いです。
何をやっていたんだろうとむなしくなることも。
お客様からしても貴重な時間を奪ってしまうことになりかねないのが電話の怖さです。
電話を使うときは緊急性と補足説明が必要なときくらいにとどめておこうと決めています。
もしどうしても声を聞きたいということであれば対面またはZOOMなどでお願いするようにしています。
まとめ
私自身電話をかけるのは苦ではないのに電話がかかってくるのは不安になるというワガママな性格。
相手の立場にたって考えてみて電話をできるだけ減らす一方で、テキストコミュニケーションでうまく伝えられるようにならないといけないと感じています。
いまだに要件が分からず何度かメールしてしまうこともありますけど、わざわざ電話をかけるまでもなくなってきているのかなと最近感じます。
今後も訓練していこうと思います。
では。