現在、個人事業主の方をメインにサポートさせていただいています。
月額プランでのお申し込みの際、初回面談で必ず確認していることがありますのでご紹介させていただきます。
初回面談の流れ
お申込みをいただいてから事前にヒヤリングシートをメールでお送りさせていただき回答をお願いしています。
もちろんわかる範囲でかまいません。
その内容を確認したうえで最初面談をさせていただいています。
以前、月額サポートをお申込みいただいたお客様とお話をしていてあとで「これも確認しておけばよかった」・「聞き忘れた」ということがあり困ってしまったのです。
そこで、ある程度これを聞いておこうというものをヒヤリングシートに落とし込み事前に確認すべき内容をマニュアル化することにしました。
【事務所お知らせ】確認していること
以下のような部分を確認するようにしています。
基本情報・連絡先の確認
氏名や屋号・住所（事務所の住所）・電話・メール・LINEなどを確認します。
マイナンバー情報は後日でもかまいません。
電子申告や社会保険などの手続きで必要ですので。
連絡先として電話番号を念のため確認していますが普段は使わないようにしています。
メールやLINEでのやり取りをお願いしていることをご了解いただくようにしています。
事業内容・業種・開業日
業種により経費や消費税・許認可等の注意点が変わる可能性があります。
その際、すでに提出された開業届の日付も確認しておきます。
申告状況・無申告の確認
直近の申告年分と青色申告か白色申告かの申告種類を確認しています。
過去に無申告期間がある場合には必ず把握しておきます。
売上規模や収入の把握
年間売上規模・受取方法・事業外で収入があるかどうかを確認します。
年間売上規模はざっくりでかまいません。
私のお客様で開業まもない方もいらっしゃるのでその場合は今後の予想をお伺いしています。
受取方法とは、収入を現金・振込・カード・QRなど、どのような方法で受け取っているのかを確認するようにしています。
書類やデータ保管状況
ヒヤリングシートにチェック欄を設けているのでそれをもとに手元にある書類や不足書類をこちらで把握するようにしています。
経理・帳簿の現状把握
会計ソフトやツールの利用状況を確認させていただいています。
もちろん「何もしていない」という方もいらっしゃいますのでその場合でもお引き受けできることをお伝えするようにしています。
労務の要否を確認
スタッフを雇っているかどうかの確認をします。
スタッフがいる場合には人数や雇用形態を確認し依頼したい業務を確認します。
給与計算なのか・労働保険や社会保険の手続きなのかを社労士と税理士目線で確認をする場面です。
税務署や役所からの通知確認
税務調査の通知やお尋ね・消費税の案内・予定納税の通知などが届いていないか確認をしてあればその内容を把握しています。
私に期待することや困りごとの把握
お客様の今一番最優先で解決したい課題を把握し、こちらが提供するサービスの内容や対応すべき優先度合いを決定しています。
この部分が私が時間を取っている部分で、お客様が何がお困りで何を私に期待しているのかをじっくりお聞きする時間にあてています。
初回面談は1時間程度ですがここで多くの時間を使います。
マニュアル化＋お客様に合わせて
聞くべきことをある程度マニュアル化しておくことで以前より聞きもれが少なくなりました。
ヒヤリングシートへの入力をお願いしていますけどわからないところも当然あるのと思いますのでこちらからお聞きする形にしてあります。
私自身人見知りで緊張するタイプなので言い忘れや伝えもれがあったりします。
それをできるだけ防ぎたいからマニュアル化したのです。
一方でお客様に合わせる部分はマニュアル化できない部分ですよね。
マニュアル化するだけではなく何がお困りなのか、何が不安なのかをお客様に合わせてお聞きするようにしています。
まとめ
今日の内容をまとめます。
ある程度マニュアル化していますけどお客様のお困りごとや私に期待していることは柔軟に対応しているというのが実情です。
では。