会社から各地にある工場へ出張するとき、他の場所で仕事をするときなどで生じる経費として出張旅費があります。
具体的には交通費や運賃・宿泊費や日当などです。
会社が負担する出張旅費については、一定の要件のもと源泉所得税は課税されないことになっています。
その要件の一つとして出張旅費規程を作ればいいとされていますが、果たしてそれだけで課税されないのでしょうか。
課税されない出張旅費
従業員等に対して支給する出張旅費は、旅行の目的・目的地・行路や機関の長短・宿泊の要否・社員等の職務内容・地位などから見て通常必要なものは課税されません。
通常必要な金額を超えて支給される部分は、給与等として源泉徴収（所得税を天引きする）が必要です。
通常必要かどうかの判断ですが、具体的に以下のようなもので判断することになります。
- 会社の役員、社員のすべてを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されているか
- 同業種・同規模の他社との水準に照らして相当と認められるか
ただこれだけ見ると非常に難しい判断を迫られますよね。
その対策として、「出張旅費規程を設ける」という方法があります。
出張旅費規程を設ける趣旨
交通費や宿泊費、日当等の金額を出張旅費規程を社内で決めてみんなに知らしめておくことにより、
という条件をクリアすることができます。
バランスは全員一律というわけではなく、役職等による合理的な格差は問題とはなりません。
ただし、役員への支給額が異常に高額だったため、役員に対する給与として源泉徴収されたというケースもあります。
あと、
という条件は一般の会社でこの額を算定するのは難しいところはあるでしょうね。
交通費や宿泊費は実費相当額で考えるということで特に問題はありませんが、旅行等の雑費扱いである日当についてはよほど高額にならない限り課税されないと思われます。
出張事績の記録・保存も重要
そもそもなぜ出張旅費を支払う必要があるのか、という理由を考えてみます。
出張旅費は、出張という事実があるから支給されるものです。
したがって、出張に関して出張命令が出てから出張が終了するまでの事績について、記録・保存をしておくことが大切です。
この場合、出張旅費の支給額が実費相当額としているものについては、その電車の乗車券など支払った領収書なども併せて保管しておきます。
具体的には出張報告書を作成し、誰と・いつ・どこへ・何の目的でなど、旅行の実績が明らかになるように記録しておくようにします。
年額や月額で支給する出張旅費
出張旅費であったとしても、行程に関係なく年額または月額で支給されるものは旅費ではなく一種の手当だと考えられます。
通常必要かどうかが判断できないからです。
この場合には、給与等として源泉徴収する必要があります。
ただし、この場合でも仕事をするうえで必要な出張だということが明らかであれば課税されません。
乗車券など旅行の実績が明らかな書類等（出張報告書を含めて）を保存しておく必要があります。
（補足）インボイス制度との関係
出張旅費については、通常必要であると認められる部分の金額については、日当も含めて一定の事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。
消費税は、売上にかかる消費税から仕入税額控除を差し引いて計算をします。
通常インボイスの要件を満たした領収書がなければ仕入税額控除ができません。
しかし、出張旅費に関してはインボイスがなくても帳簿のみの保存で仕入税額控除の要件を満たすとされています。
まとめ
SNSを見ていて、「出張旅費は旅費規程さえ作っておけば課税されない！」と言い切っているのが気になったので今回記事を書いてみました。
そもそも出張をした形跡もなく支給されるものはあくまで「一種の手当＝給与」として源泉徴収が必要です。
出張するという仕事上の理由があるからこそ課税されないということです。
出張旅費を支給する際には気をつけておきたいところです。
では。