今税理士事務所でお手伝いをさせていただいています。
内容は、事業主（農業）の記帳代行から申告書作成までを一貫してやらせていただいています。
売上・経費すべての書類をお預かりして記帳入力を行っていくわけですが、まあ整理されている方もいればそうでない方もいて。
特に現金を支払ったら発行されるレシートや領収書について整理に悩まれている方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回はレシートや領収書の整理について考えてみたいと思います。
一番嫌なのは「ぐちゃぐちゃしている」
記帳をするときにレシートや領収書がきちんと整理されているかどうか気になります。
もちろん整理というにはいろいろ考え方がありますが、私が考える整理とは日付順や会社ごとに並んでいるということです。
一番嫌なのは、レシートと領収書がぐちゃぐちゃになっている場合です。
こちら側で並び替えたり整理したりする手間がかかるからです。
この整理ですが税理士事務所の仕事だと考えておられる方がいらっしゃいます。
しかし、このぐちゃぐちゃの状態で人にお願いするというのが正直理解に苦しみます。
「これでも整理してるわ！」と言われたらそれまでかなと思ったりしますけど…。
【事務所お知らせ】整理方法いろいろ
記帳指導しているときに、レシート・領収書の整理方法についてお話させていただきました。
レシートは薄くて幅がせまく保管が意外と面倒です。
領収書も取引先によって大きさが異なったりしますし保管は面倒。
なので保管方法はいろいろあると思っていてどれが正解というわけではありません。
でも共通しているのは、誰が見ても確認できるということです。
記帳をしていくと分かりますが、過去の取引を確認したい時が来ます。
また後日申告書を作成するときにも振り返ることがありますし、仮に税務調査が来た時にあのレシート・領収書の中身を見たいという場合も出てきます。
その時にすぐに確認できるか、すぐに提示することができるか、がポイントです。
ここでは保管方法について実際に私がやっているものや書籍に載っていたものも踏まえて書いてみたいと思います。
ノートに貼っていく
ノートに貼っていくのが一番分かりやすいかなと。
日付順にレシートや領収書を貼っていくというやり方です。
勘定科目ごとに分けて貼っていくという方法も紹介されていますが、もし間違ったり迷ったりする科目があると困りますので、あえて科目ごとにしなくてもいいのかなと。
ポイントは日付順に貼っていくということ。
日付順+会社で並べるのもありですけどそこまでやるのも面倒なのでとにかく最低限は日付順に貼っていくことです。
ノリで貼っていくのが手間かもしれませんが、確実に確認しやすくなります。
ノートもバインダー形式の差し込めるものですとさらに楽かなと思います。
バインダー1冊で1年分整理できるとベストかなと。
税務調査でこの形で出てきたときは見やすいですし確認しやすかったので印象がかなりよくなりましたね。
ただデメリットとしては若干のりを貼るという時間がかかること。
特にため込んでしまうとやる気がなくなります。
最低限月に数回整理する日を作る、可能であれば毎日こまめにやっていくのがおススメです。
ちなみに家業経理では月ごとに仕切り紙を入れバインダーに綴じていますが、大きさがまちまちなので改良したいくらいです。（従来通りにしてほしいとの要望があるので）
もっと簡略化したい・取引が多くないなら封筒を使う
私の事務所のようにほとんどレシートや領収書がない（電子取引）とか、取引自体が少ないのでレシートや領収書が少ない場合もあろうかと思います。
その場合は、A4封筒に入れています。
具体的には、封筒に〇月分と書いてそこにレシートや領収書を入れていくだけです。
あとは経理記帳のつど日付順に並び替えてクリップで止めていきます。
なので封筒は全部で12枚必要になりますが100均に行けばすぐに購入できます。
売上の明細や請求書は別の封筒にひとまとめにしています。
取引量が多くなければ＝封筒に収まる量であれば、封筒で管理するというのもおススメです。
すぐ確認できるかどうか
先ほども書きましたけど、とにかく整理のポイントは自分が（他人が）すぐに探し出すことができるかということです。
自分だけならまだしも他人が、というのが最大のポイントです。
例えば記帳代行をしてもらうとき、税理士事務所にお願いするわけです。
事務員や税理士が入力するときに、もし自分なりに整理できていたとしてレシートの内容を聞かれたらすぐ答えられるでしょうか。
あの日に購入した…と言ってレシートの中身を探さないといけないのは正直苦痛です。
やっぱり人にお願いしてやっていただくわけですから整理は大切です。
料金をお支払いしているからすべてやってくれるという考えもあるかもしれません。
でも、最低限やっぱり日付順に整理しておいてほしいですし、自分がもし相手の立場に立ってみて、あの日のレシート見せてと言われてどう思うでしょうか。
すぐにパッと出せますでしょうか。
厳しいようですけどぐちゃぐちゃのまま丸投げされる方とはお仕事したくなくなりますね。
おそらくどの税理士でも同じ気持ちではないかなと思います。
まとめ
別にきれいにしてくださいとは言っていません。
整理ができていればよくてすぐに確認できる状態ならどんな方法でもかまいません。
中にはすごくこだわってインデックスをつけたりしている方もおられますがそこまでしなくてもいいかなと。
何度も書きますが、すぐに確認できる状態かどうか。
それが書類整理のポイントです。
では。