私が記帳代行をしていて迷うのは、経費になるかならないか検討がつかないときです。
できるだけお客様には領収書や請求書・レシートにメモをお願いしています。
それでも迷うものは迷います。
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「迷ったら経費に入れない」という原則
事業所得を申告するときには、売上から必要経費を差し引いた所得を申告します。
経費はあくまで売上を得るために貢献している必要なもの、という意味合いなわけで、事業活動で必要だから支払っているということを意味しています。
なので、プライべートな支出は経費にできないけれど、プライベートでも事業でも両方使った支出は、合理的に区分できるのであれば経費に入れることができます。
ただ税理士で記帳代行をされていたり、お客様個人で経理をされているとその判断に迷いが生じたりしませんでしょうか？
例えば、ちょっとした材料や消耗品をスーパーやホームセンターで買った時。
その際もらうレシートや領収書に何かメモでも残しておけばまだ判断できるかもしれません。
でも後でそのレシートを見返してみて本当に経費に入れていいのか迷ったりするかもしれません。
商品名を見てこれって何？って思ったりすることも…。
私はもし経費に入れるかどうか判断に迷ったら経費に入れること自体あきらめています。
判断に迷うということはプライベートで使ったかもしれない可能性が考えられるからです。
もちろんレシートに書かれているメモの信ぴょう性を考えてお客様に確認をすることもあります。
ただ、経費がもれていたとしても税金にダイレクトに影響が出るわけではないんですよね。
所得に所得税率をかけて税額が決まりますので、経費が多少もれていたとしても問題視しないようにしています。
経費は少なめ
極論を言いますと、私の考えは「経費は少なめ」です。
売上については証拠書類である請求書や領収書・通帳などから計上しますから多めになることはないです。
売上の架空計上は粉飾にあたり不正行為になりかねませんから。
一方で、経費になるかならないかの判断について、
本当に経費になりますか？
といきなり聞かれても、仕事内容により経費になるかならないかの判断は異なります。
この業種では経費はNGだけどあの業種ではOKとか。
経費になるかならないかを考えているといくらたっても経理は進んでいきません。
一番やってはいけないのは、所得を少なく見せてしまうこと。
売上を抜く・架空の経費を計上する。
これらは脱税行為なわけです。
判断に迷うくらいの経費なら割り切って計上しないというのも一つの判断かなと思います。
経費に計上しなかったために税金を払う分が多少多くなっても仕方ないくらいの割り切りも必要になる場面があるかもしれません。
金額の大きいものは要チェック
決算書の数字を確認する際には金額の大きいものは優先してチェックします。
証拠書類が整っているか、その内容を説明ができるか、金額に誤りがないかなどを検討するようにしています。
お客様との間でもこの点はお話させていただいていて、追加で証拠書類をお願いすることもあります。
例えば、機械を100万円で購入した場合にもし領収書しかないとなるとどんなものを買ったのか請求書や納品書を確認させていただき保管をお願いしたりします。
判断に迷う経費の多くはレシートや領収書です。
どんなものに使ったかをメモしてもらうのはこのためです。
などは書いてもらっています。
「ここまでしなくてもいいやん」って思われるんですけど、記帳代行をお客様からお受けしている以上は判断に迷いたくないんですね。
「事業で使った経費です」と言われたけど何も書いていないと「これって本当に経費でいいのかな？」って思ってしまうんです。
あと、経費そのものが税金を減らすことにならないって分かっているので多少の経費のもれは気にしないほうがいいかなと。
事業活動において確実に経費にできるものを経費にすることが大事じゃないかなと考えています。
まとめ
経費に入れるかどうか迷ったらあえて私は入れません。
それで納税が増えても仕方ないかなと。
気にしすぎなのかもしれませんけどそれだけ慎重に経理をするようには心がけているつもりです。
では。